Rokkitapahtuman, kuten minkä tahansa muunkin yleisötilaisuuden järjestäminen on iso urakka. Yksinään sellaisen järjestäminen saattaa olla liian iso pala, mutta jo muutaman innostuneen tekijän tyhmä saa varmasti aikaan onnistuneen tapahtuman. Kannattaa lukea toisten järjestäjien kommentteja ja ottaa opiksi heidän neuvoistaan. Mietittäviä asioita ovat etenkin sopimukset bändien kanssa, tapahtumapaikka ja -aika, luvat, mainokset, järjestysmiehet, myyjät, liikenteenohjaus ja parkkialueet. Kovan työn lisäksi tekijöiden kannattaa kuitenkin myös muistaa itse nauttia järjestämästään tapahtumasta.
Tapahtuman luvat
Tapahtumaa järjestettäessä tulee muistaa tehdä paperityöt kunnolla. Etenkin, jos kyseessä on tapahtuma, johon odotetaan osallistuvan yli 200 henkeä tai jota mainostetaan niin, ettei kävijämäärää voida tietää, tulee lupa-asioihin kiinnittää entistä tarkemmin huomiota. Tapahtuman järjestäjän tulee ottaa useita asioita huomioon ja olla yhteydessä useisiin eri tahoihin. Jos tapahtuma järjestetään ulkotilassa, jota ei yleisesti käytetä tähän tarkoitukseen, tulee tilaisuudesta tehdä meluilmoitus. Mikäli tilaisuudessa tarjoillaan tai myydään elintarvikkeita tulee tästä tehdä myös ilmoitus terveysviranomaisille. Alkoholin myyntiä varten tarvitaan anniskelulupa aluehallintovirastolta.
Yli 200 hengen tilaisuutta kutsutaan suurtapahtumaksi ja sellaisesta tilaisuudesta tulee tehdä pelastussuunnitelma pelastuslaitokselle 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Poliisille tapahtumailmoitus tulee toimittaa viimeistään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa. Kannattaa kuitenkin olla ajoissa, etenkin mikäli jotain lisäselvityksiä vielä tarvitaan. Yleensä jokaista sataa osallistujaa kohti tarvitaan yksi järjestyksenvalvoja ja paikalla tulee olla tapahtuman johtaja, turvallisuusvastaava, sekä järjestyksenvalvonnan vastaava. Lisäksi ensiavun saatavuudesta tulee huolehtia.
Tapahtuman rahoitus
Tapahtuman rahoittamiseen on useita eri vaihtoehtoja. Jos alkupääomaa ei ole lainkaan, apua rahoitukseen voi antaa Freedomrahoitus.fi, joka auttaa alkuun pääsemisessä. Rahoitusta voi hankkia lisää myös myymällä lippuja ennakkoon ja tällä tavoin lisätä budjettiaan. Tapahtuman järjestämisessä on aina riskinsä, mutta tietyillä toimenpiteillä riskiä voi pienentää. Esimerkiksi bändien kanssa voi kiinteän palkkion sijasta sopia osuudesta lipputuloihin, jolloin mahdollisen huonon sään tai muuten pienen kävijämäärän aiheuttama riski pienenee.
Mainosta oikein
Jotta rokkitapahtumaan saadaan myös osallistujia, tulee sitä tietysti mainostaa. Huolimatta siitä, mainostatko paikallisessa lehdessä, sosiaalisessa mediassa tai tienvarsimainoksina, muutamia asioita tulee muistaa. Mainoksesta tulee käydä kaikki olennaiset tiedot ilmi. Tienvarsimainonnasta on myös olemassa tarkat säännöt esimerkiksi siitä, miten kaukana tiestä kylttien tulee olla ja missä saa mainostaa. Nykypäivänä rokkitapahtumista ilmoittaminen kuitenkin useimmiten tapahtuu Internetin välityksellä.
Rokkitapahtuman tai vaikka vain omien bileiden mainostamisessa on tärkeää muistaa myös se, että esimerkiksi Facebookissa ilmoitetut juhlat luokitellaan yleisötapahtumaksi, jos kutsuttuja ei ole selkeästi rajattu. Ja kun kyseessä on yleisötapahtuma, tulee siitä tehdä ilmoitus poliisille. Poliisin on tärkeää tietää yleisötilaisuuksista sen vuoksi, että jos tapahtuman ajankohtana tulee hälytyksiä, poliisi ja pelastushenkilöt ovat tietoisia tapahtuman luonteesta. Tapahtumapaikoille saatetaan järjestää muutenkin ylimääräistä valvontaa, mikäli se katsotaan aiheelliseksi.
Pidä hauskaa
Kaikkien lupa-asioiden ja muistilistojen lisäksi myös tapahtuman järjestäjän tulisi muistaa, miksi tapahtumia oikeasti järjestetään. Pääpaino tulisi olla tapahtuman viihdyttävyydessä ja myös järjestäjillä on oikeus nauttia kovan työnsä aikaansaannoksista. Luvat täytyy toki olla kunnossa ja paperit järjestyksessä myös paikan päällä. Mutta kun kaikki tarpeelliset toimenpiteet on tehty ja tapahtumaa valvovat ammattitaitoiset järjestyksenvalvojat, voivat järjestäjätkin pysähtyä hetkeksi ja nauttia musiikista.